Personalepolitik

Billund Politihundeforening.

En forening også for civile hundeførere.

Foreningens person datapolitik


Den 25. maj trådte der en ny persondatalov i kraft. Det betyder, at det skal være synligt for vores medlemmer, hvilke personoplysninger vi gemmer og hvad vi bruger dem til.


Billund PH’s dataansvar

Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.

Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.


Kontaktoplysninger på den dataansvarlige

Billund PH er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

Kontaktoplysninger på dataansvarlig: Billund PH’s valgte formand er foreningens dataansvarlige

Kontaktperson: Henning Dahl

Adresse: Horstedvej 108, 7100 Vejle

Telefonnr.: 26 15 81 99

Mail: henning_dahl@outlook.dk


Behandling af personoplysninger

Til brug for medlemsregistrering:

Fødselsdato, navn, adresse, telefon, e-mail, sektion.

Disse oplysninger gemmer vi selv i vores digitale medlemskartotek og vi videregiver dem til Dansk Politihundeforening og til Dansk Politihundeforening, område 3 til godkendelse og registrering.

Kopi af straffeattest, vil IKKE blive opbevaret i Billund PH, men kun videresendt til Dansk Politihundeforening.


Yderligere oplysninger vi registrerer.

­Dato for indbetaling af årligt kontingent.

­Tilmeldinger til hold + flag for betaling og visning af forsikring/vaccination

­Personlige kompetencer som:

oBeskæftigelse, (kan have relevans for foreningens drift)

oFigurant og dommer uddannelser.

(Uddannelsesoplysninger deles med Dansk Politihundeforening)

oAndre hunderelevante uddannelser eller lignende af interesse for foreningen

­Eventuelle udleverede nøgler og adgangskort

­Tilmeldinger til arrangementer og konkurrencer

­Opnåede konkurrenceresultater. Disse registreres kun på resultatoversigter samt i eventuelle artikler på hjemmesiden.

­Udmeldelsesdato

­Medlemmets nuværende og tidligere hunde registreres med hundens kalde navn, fødselsdato, stambogs navn, stambogs nr., godkendelses dato, godkendelses nr. i PH, point ved godkendelse, evt. døds dato


Her indsamler vi oplysninger fra

Normalt får vi oplysningerne fra dig. I nogle tilfælde kan der være andre kilder:

Kåringsnr., figurant status, dommerstatus kan evt. tilgå foreningen fra Dansk Politihundeforening, eller Dansk Politihundeforening område 3.


Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.

Lovlige grunde til behandling er særligt:

Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen)

 

Formål:

Formål med behandling af medlemsoplysninger:

Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning

Som led i foreningens idrætsaktiviteter og andre aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning. Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven. Administration af din relation til os

 

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser

I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:

Udøvelse af idrætsaktivitet, herunder udfærdigelse af tilmelding til konkurrence, interne resultatlister m.v.

Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling

Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.

Afholdelse af sociale arrangementer, sportslige aktiviteter samt andre aktiviteter

Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen

Videregivelse af dine almindelige personoplysninger til Dansk Politihundeforening, afdelinger under Dansk Politihundeforening, til PH område 3, i relevant og nødvendigt omfang i forbindelse med indmeldelse i foreningen og deltagelse i konkurrencer.

 

Samtykke

Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

 

Videregivelse af dine personoplysninger

I forbindelse med konkurrenceaktivitet sker der videregivelse af oplysninger om deltagelse og resultater til relevante organisationer.

Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke. 

 

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Oplysninger på tidligere medlemmer opbevares i op til 5 år, såfremt, der er tale om medlemmer, der har kårede hunde, har deltaget i konkurrencer og/eller er uddannet dommer eller figurant.

Tidligere medlemmer, der ikke har opnået kåring eller har gennemført dommer/figurant uddannelse, vil blive slettet inden for et år efter udmeldelse.

Oplysninger på medlemmer der efter ophør, stadig har nøgler til klubhuset, gemmes så længe nøgler ikke er afleveret.

Enhver person, der er registreret som medlem eller tidligere medlem, kan ved henvendelse til bestyrelsen, altid få oplyst, hvilke oplysninger foreningen har registreret vedrører medlemmet.

Personoplysninger vedr. konkurrencer m.m. der er publiceret i artikler på hjemmesiden, kan efter ønske fra et medlem slettes.

Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende


Dine rettigheder

Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:

Retten til at blive oplyst om behandlingen af data

Retten til indsigt i egne personoplysninger

Retten til berigtigelse

Retten til sletning

Retten til begrænsning af behandling

Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)

Retten til indsigelse

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til den dataansvarlige. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.

Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

Revidering af privatlivspolitikken

Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.